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Was ist eine beglaubigte Kopie meines Originaldokumentes?

Die wichtigsten Fakten zu Beglaubigungen

Abschrifts­beglaubigung: Dokumente von Behörden oder für Behörden

Bei einer amtlichen Beglaubigung stammt das Original von einer Behörde oder die Kopie ist für eine Behörde bestimmt. Wird zum Beispiel eine beglaubigte Kopie des Personal­ausweises benötigt, kann das Bürger­amt diese ausstellen. So wird bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original über­einstimmt. Nicht amtlich beglaubigen dürfen Rechts­anwälte, Steuerberater, Buch­prüfer und Vereine. Neben den Behörden sind immer Notare beglaubigungs­berechtigt.

Urkunden zum Personen­stand gibts nur von der Ausstel­lerbehörde

Für Urkunden zum Personen­stand, etwa Geburts-, Ehe- und Ster­beurkunden kann der Gang zu dem Standes­amt notwendig werden, welches die Urkunde ausgestellt hat. Für den Antrag auf einen Erbschein etwa benötigt der Erbe seine Geburts­urkunde und die Ster­beurkunde des Erblassers. Hat er lediglich eine einfache Kopie seiner Geburts­urkunde, muss diese beglaubigt werden – das kann nur das zuständige Standes­amt erledigen. Existiert aber bereits eine beglaubigte Kopie, kann zum Beispiel auch ein Notar eine weitere Kopie erstellen und beglaubigen.

Grund­buch­auszug: Amt oder Notar

Ähnlich verhält es sich mit Auszügen aus dem Grund­buch: Die kann das zuständige Grund­buch­amt ausstellen. Einen gesicherten Online­zugang zum Grund­buch hat aber auch ein Notar. Dieser kann also auch Auszüge aus dem Grund­buch beglaubigen, muss dazu aber den Beweis selbst gezogen haben.

Schul­zeug­nisse kann sogar der Pfarrer beglaubigen

Gut zu wissen: Zeug­nisse sind ein Sonderfall. Wer eine Abschrift benötigt, kann sich auch an seine alte Schule oder Hoch­schule wenden – und als Kirchen­mitglied sogar ans Pfarr­amt seiner Gemeinde. Menschen, die zum Beispiel im Ausland studieren, heiraten oder eine Immobilie kaufen wollen und dafür Beglaubigungen brauchen, müssen weitere Formalien einhalten.

Amtliche Beglaubigung nur mit Originaldokument

Für eine amtliche Beglaubigung wird grund­sätzlich das Originaldokument benötigt. Dieses muss unver­ändert sein. Wurden Wörter durch­gestrichen oder das Dokument erkenn­bar korrigiert, etwa durch Tipp-Ex oder Durch­streichungen, wird es mitunter nicht anerkannt. Außerdem sollte das Dokument voll­ständig vorliegen. Bei einer Beglaubigung nur eines Auszuges ist der Beweis­wert sehr einge­schränkt.

Kopien beglaubigen lassen – mit Unter­schrift und Siegel

Bestimmte Merkmale muss auch die Beglaubigung erfüllen: Sie muss mit einem Vermerk versehen sein, der besagt, dass die Abschrift mit dem Original über­einstimmt. Der Beglaubigende muss die Kopie unter­schreiben. Zudem muss der Abdruck eines Dienst­siegels erkenn­bar sein. Notarin Barbara Winter aus Berlin sagt: „Erstreckt sich das Schrift­stück über mehrere Seiten, muss es mit Schnur und Siegel verbunden werden.“ Bedeutet: Es ist eine feste Verbindung der einzelnen Seiten nötig, nebst Beglaubigungs­vermerk mit Siegel und Unter­schrift.

Tipp: In der Regel ist es güns­tiger, zu der Beglaubigungs­stelle eine Kopie mitzunehmen.

Sonderfall Hessen: Hier beglaubigen auch Orts­gerichte

Hessen ist das einzige Bundes­land, in dem es Orts­gerichte gibt. Diese sprechen kein Recht, sondern sind vielmehr dazu da, Bürgerinnen und Bürgern sowie Behörden wichtige Hilfe­stel­lungen zu leisten. Jede Gemeinde verfügt über mindestens ein Orts­gericht. Orts­gerichte können Unter­schriften und Kopien beglaubigen. Voraus­setzung dafür ist, dass der Ratsuchende seinen Haupt- oder Neben­wohn­sitz im Bereich des Orts­gerichtes hat. Die Gebühr für eine Unter­schrifts­beglaubigung liegt bei 6 Euro, eine Abschrifts­beglaubigung kostet 3 Euro für bis zu 3 Seiten, jede weitere Seite kostet 50 Cent.

 

Wenn Sie Fragen zu dem Thema

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